Là một nhà tiếp thị nội dung, bạn phải có khả năng triệu tập sự sáng tạo của mình tại bất kỳ thời điểm nào và nảy ra một cái gì đó tuyệt vời. Điều này không bao giờ dừng lại

Bạn phải học cách đưa ra ý tưởng mọi lúc – sống trong trạng thái ý tưởng, như tôi hay nói là “trả lời câu hỏi của khán giả và giải quyết vấn đề của họ hàng tuần”

Nhưng một khi bạn đưa ra những ý tưởng tuyệt vời này để làm cho độc giả choáng váng và chuyển đổi khách hàng tiềm năng hoặc doanh số mới, bạn sẽ đặt chúng ở đâu?

Hầu hết các nhà làm Content Marketing sẽ xếp chúng lại để dùng cho lần sau (ý tưởng khủng khiếp) hoặc viết chúng xuống một tờ giấy dán (ý tưởng ít kinh khủng hơn).

Nhưng bạn có thể quên rằng ý tưởng đã được xếp trong năm phút sau đó, trong 30 ý tưởng ghi chú dán trên bàn làm việc thì 15 trong số đó sẽ bị mất hoặc vô tình vứt đi.

Vì vậy, bạn thực sự cần một hệ thống tốt hơn thế.

Khi bạn phải theo dõi các ý tưởng khác nhau cho blog, trang đích, phương tiện truyền thông xã hội, PR, v.v. – và gắn kết tất cả chúng lại với nhau bằng cách nào đó – bạn sắp xếp mọi thứ như thế nào?

Tại sao bạn nên theo dõi ý tưởng của mình một cách tỉ mỉ

Các nhà tiếp thị nội dung được tiếp xúc với rất nhiều nội dung và cũng nhận được rất nhiều ý tưởng từ nó.

Đừng nói rằng bạn chỉ có thể giữ một danh sách hoặc ghi nhớ tất cả chúng trong đầu.

Bạn không thể.

Hoặc ít nhất, bạn không nên làm vậy.

Tốt nhất là mỗi khi bạn nảy ra một ý tưởng, bạn sẽ viết ra:

• Tiêu đề hoặc chủ đề
• Mục tiêu của nội dung
• Một mô tả ngắn gọn hoặc phác thảo về cấu trúc nội dung (ví dụ: tiêu đề và tiêu đề phụ của một bài đăng trên blog)
• Bước tiếp theo của nội dung hoặc kêu gọi hành động

Trừ khi bạn có một trí nhớ eidetic  (là thuật ngữ nói về những người có trí nhớ tuyệt vời, có khả năng nhớ được cả âm thanh, hình ảnh hay các đồ vật với độ chính xác cực cao), bạn mới có thể giữ tất cả những thứ đó trong đầu – không phải khi nói đến vài chục ý tưởng. Đó là số lượng bạn cần nhớ cho một quý, hoặc thậm chí một tháng.

Và các ghi chú dán rải rác hoặc một danh sách dài sẽ trở nên cực kỳ rối mắt khi bạn ghi lại nhiều thông tin cho mỗi ý tưởng.

Ngoài việc có thể xử lý khối lượng lớn ý tưởng, có một vài lý do khác bạn cần tổ chức ý tưởng Content Marketing của mình:

• Sử dụng một số loại công cụ tổ chức cho phép bạn cộng tác với những người khác trong nhóm tiếp thị nội dung của bạn.
• Có rất nhiều tài liệu làm cho việc lên lịch dễ dàng hơn.
• Điều đó đảm bảo bạn không quên hoặc ghi sai thông tin.

Để bắt đầu tiếp thị nội dung của bạn có tổ chức hơn trong thời đại này, trước tiên bạn cần chọn một hệ thống tổ chức. Sau đó quyết định một quy trình, và bắt đầu thực hiện và tổ chức chúng.

Xác định hệ thống tổ chức tốt nhất cho bạn

Bởi vì cuộc sống luôn luôn phức tạp đối với các nhà tiếp thị, nên không có giải pháp duy nhất nào cho mỗi nhóm Content Marketing.

Công cụ hoặc loại công cụ nào bạn nên sử dụng phụ thuộc rất nhiều vào sở thích cá nhân, cũng như cách nhóm của bạn làm việc trong quá trình tạo nội dung.

Dưới đây là một vài câu hỏi có thể giúp bạn quyết định khi chọn một công cụ:

Có bao nhiêu người cần tiếp cận và đóng góp vào danh sách ý tưởng?

Có một sự khác biệt lớn trong các công cụ phù hợp với quy trình của một người và một công cụ dành cho các đội lớn. Bạn có thể muốn chỉ định bài đăng cho một số thành viên trong nhóm hoặc cung cấp cho các thành viên khác nhau các cấp phép khác nhau. Rõ ràng là bạn sẽ cần phải chắc chắn rằng công cụ của bạn cho phép làm điều đó.

Bao lâu bạn sẽ thêm ý tưởng vào danh sách của bạn?

Một lần nữa, quá trình của bạn có thể thay đổi rất nhiều ở đây. Một số người thêm vào “danh sách ý tưởng” của họ, trong khi những người khác tổ chức các buổi brainstorm lớn mỗi tháng một lần.

Tần suất bạn sẽ sử dụng một công cụ tổ chức là một phần quan trọng trong cách bạn sử dụng nó một cách tổng thể. Vì vậy, hãy suy nghĩ khi bạn sẽ sử dụng nó.

Bao nhiêu chi tiết bạn muốn ghi ra?

Nếu bạn chỉ muốn ghi lại một bài đăng trên blog hoặc tiêu đề email, một bảng tính đơn giản có thể có hiệu quả. Nhưng nếu bạn muốn viết tiêu đề, tính cách nhân vật, các chiến dịch liên quan, tác giả và một phác thảo ban đầu, điều đó có thể bắt đầu trở nên quá tải.

Càng nhiều thông tin bạn muốn thêm, càng có nhiều cấu trúc và sự chuyên môn hóa (trong tiếp thị nội dung) mà bạn muốn có một ứng dụng.

Nhóm của bạn sử dụng những công cụ nào khác?

Tôi là một người ủng hộ rất lớn trong việc giữ ngăn xếp của bạn nhỏ nhất có thể. Nếu một trong số những công cụ hiện tại của bạn đáp ứng nhu cầu, hãy sử dụng nó.

Tại sao nhóm của bạn nên học cách sử dụng và kiểm tra thêm một ứng dụng nữa trong khi có một ứng dụng đã được sử dụng và cũng hoạt động tốt? Đúng là ngớ ngẩn.

Vì vậy, hãy ghi nhớ những câu hỏi đó khi bạn xem qua danh sách các phương pháp tổ chức ý tưởng Content Marketing khác nhau, trực tiếp từ một người lập kế hoạch tốt:

Những cách tốt nhất tổ chức ý tưởng tiếp thị nội dung của bạn

1. Liệt kê trên bảng thông báo

Hãy bắt đầu với những thứ cơ bản nhất. Một tấm bảng trắng. Hoặc một cái màu xám, nếu bạn có một bảng tập san.

Có rất nhiều điều tuyệt vời về bảng trắng – kích thước, độ đậm, tiếng rít mà phấn tạo ra khi bạn viết – và chúng là một dụng cụ văn phòng. Có lẽ bạn không cần phải bỏ ra nhiều công cụ mới khi bạn giữ ý tưởng của mình trên bảng trắng.

Và khi bạn giữ một danh sách, ý tưởng của bạn ở ngay trước mặt, buộc bạn phải suy nghĩ về chúng.

Nhưng bảng trắng cũng có một số nhược điểm – chúng có không gian hạn chế, và với dữ liệu được lưu trữ ngoại tuyến và trên định vị, điều này có thể dẫn đến các vấn đề về khả năng truy cập với một nhóm lớn hơn.

Đưa ra những ưu và nhược điểm, giữ danh sách ý tưởng của bạn trên bảng trắng sẽ hoạt động tốt nhất cho các nhóm tiếp thị nội bộ và thống nhất. Nơi mà tất cả bạn có thể ngồi ở một nơi và suy nghĩ những điều mới để viết ra, và bất cứ ai cũng có thể dễ dàng tham khảo các ý tưởng bạn đã đưa ra.

Điều này là tốt nhất cho các nhà làm Content Marketing, những người chỉ muốn theo dõi thông tin quan trọng về từng ý tưởng hoặc nội dung. Rõ ràng, bạn chỉ có thể thấy phù hợp với những thông tin trên bảng trước khi bạn cần xóa và bắt đầu lại.

2. Bảng tính hoặc tài liệu văn bản

Sau bảng trắng, lựa chọn đơn giản thứ hai – và lựa chọn kỹ thuật số đơn giản nhất – là giữ một danh sách các ý tưởng bài đăng blog trong một bảng tính hoặc tài liệu văn bản.

Một lần nữa, điều này cũng tốt nhất để theo dõi thông tin quan trọng – có thể chỉ là ý tưởng bài đăng trên blog và ai sẽ viết nó, ví dụ.

Một danh sách đơn giản nghe có vẻ là một lựa chọn tuyệt vời, nhưng nó có thể bị lộn xộn và trở nên quá tải.

Ví dụ, càng nhiều thông tin bạn viết ra cho mỗi ý tưởng, bạn càng phải cuộn qua để thêm một ý tưởng mới. Và với rất nhiều dữ liệu trong tài liệu, thật khó để tìm ra những ý tưởng trùng lặp hoặc tương tự. Nên phân loại và lọc.

Vì vậy, loại nhật ký ý tưởng này là tốt nhất không chỉ khi bạn theo dõi một lượng nhỏ thông tin, mà còn có một nhóm nhỏ. Nếu có 10 người thêm các thứ vào danh sách hàng tuần, sự thiếu cấu trúc sẽ sớm vượt khỏi tầm kiểm soát.

3. Bảng Trello / Kanban

Bước tiếp theo từ một danh sách lớn là một vài danh sách nhỏ hơn. AKA, bảng Kanban, ứng dụng phổ biến nhất là Trello.

Kanban vẫn cho phép bạn giữ một danh sách ý tưởng tổng thể lớn, nhưng bạn có thể thêm một chút tổ chức vào đó. Ví dụ, trong Trello, một bảng có nhiều danh sách, cùng với nhãn, tìm kiếm, lịch, v.v.

Bạn có thể sử dụng nhiều danh sách để chia nhỏ ý tưởng nội dung của mình bằng kênh tiếp thị, chiến dịch hoặc giai đoạn hoàn thành. Bất cứ điều gì nhóm của bạn cần phải được tổ chức! Công cụ này rất linh hoạt, vì vậy hãy sử dụng nó theo ý muốn của bạn.

Nơi các ứng dụng Trello / Kanban cũng bắt đầu nâng cao hơn với các tính năng cộng tác. Bạn có thể chỉ định hoặc kêu gọi tiền trong một số dự án nhất định và theo dõi xem ai đang làm việc gì.

Và với tính năng lịch mà chúng tôi đã đề cập trước đó, bảng ý tưởng của bạn có thể tăng gấp đôi. Đây là một ví dụ từ ReadWrite (thông qua trang Cảm hứng Trello):

Bước tiếp theo từ một bảng Trello để theo dõi ý tưởng nội dung của bạn là một hệ thống quản lý nội dung đầy đủ. Đọc để biết thêm về các công cụ này.

4. Hệ thống quản lý nội dung

Bạn gần như chắc chắn phải sử dụng một hệ thống quản lý nội dung để tiếp thị nội dung của bạn. CMS (hệ quản trị nội dung trang web, có chức năng điều khiển tất cả hoạt động về nội dung, thông tin của website) phổ biến nhất trong số các nhà tiếp thị là WordPress. Một CMS nói chung nhằm mục đích làm cho xuất bản nội dung dễ dàng.

Chúng cũng có thể được sử dụng để lập kế hoạch và tạo nội dung. Ví dụ, rất nhiều tác giả bắt đầu dự thảo bài đăng cho ý tưởng bài đăng blog mới. Thậm chí nhiều người viết còn tạo nội dung mới trực tiếp trong CMS thay vì một cái gì đó đầu tiên như Google Drive.

Để thêm một chút tính tổ chức vào nó, bạn có thể sử dụng những thứ như plugin WordPress, danh mục nội dung và thẻ, v.v. Hầu hết CMS có thể điều chỉnh khá tốt với quy trình biên tập hiện tại của bạn.

Ví dụ, chúng tôi sử dụng CoSchedule và nó tự động tạo một bản nháp mới cho mỗi ý tưởng bài đăng mà chúng tôi đăng nhập vào đó. Bằng cách đó, chúng tôi cũng có thể theo dõi và thực hiện các ý tưởng trong WordPress:

5. Lịch tiếp thị nâng cao

Cuối cùng, một bước tiến từ một CMS đơn giản là một lịch tiếp thị nâng cao như CoSchedule hoặc những thứ được tích hợp sẵn với phần mềm tiếp thị tiên tiến như HubSpot và Marketo.

Ngoài việc giúp bạn lên kế hoạch cho nội dung bằng văn bản và theo kế hoạch, họ cũng có thể giúp bạn quản lý những thứ vẫn còn trong công việc. Ví dụ: CoSchedule có các phần để đặt các ý tưởng nội dung đột xuất:

Khi bạn đang thực hiện các chiến dịch tiếp thị nội dung đa kênh thực sự, WordPress hoặc CMS chỉ xử lý một phần của yêu cầu. Nó có thể chăm sóc các trang blog và trang web, nhưng còn những gì về bài đăng trên phương tiện truyền thông xã hội, chiến dịch tiếp thị qua email, v.v thì sao?

Bạn cần theo dõi các ý tưởng nội dung và tiến trình trên mọi kênh, không chỉ blog hay trang web. Bạn cũng cần các tính năng cộng tác hiệu quả. Những công cụ này đáp ứng được chúng.

Giống như hầu hết các công cụ quản lý, bạn có thể đi kèm với bộ công cụ tất cả trong một để tiếp thị nội dung của mình hoặc kết hợp một vài công cụ với nhau. Đối với lựa chọn đầu tiên, bạn sẽ sử dụng bộ lịch tích hợp đa năng. Sau này, bạn sẽ muốn có một công cụ tích hợp với tất cả các công cụ nội dung mà bạn sử dụng, như WordPress, Facebook và Twitter.

Những ý tưởng không được lưu trữ đều là vô ích

Bạn có thể có ý tưởng tuyệt vời nhất về cuộc sống của bạn và nó có thể vô dụng trong vòng năm phút.

Làm thế nào? Bằng cách không viết chúng xuống và quên nó đi.

Điều này xảy ra rất thường xuyên. Bạn sẽ không biết được ý tưởng tiếp theo của bạn là tuyệt vời cho đến khi bạn nghiền ngẫm về nó một chút. Nếu bạn không biết cách khơi gợi cho mọi ý tưởng, bạn sẽ không biết những cơ hội nào mà bạn đã từ bỏ đâu.

Càng có tổ chức càng tốt. Cần tham khảo các ghi chú và ý tưởng của bạn sau này một cách dễ dàng.

Sau tất cả, những ý tưởng tốt là tốt như thế nào, thực sự, nếu chúng không thể được đưa vào sử dụng?

 

Levica lược dịch từ mention.com