Tâm lý học trong đàm phán (P1):

Trước Khi Đàm Phán

Dù bạn đang mua xe, phỏng vấn xin việc, hoặc yêu cầu tăng lương thì công tác chuẩn bị của bạn đã phải bắt đầu trước khi cuộc đàm phán diễn ra rồi.

Phần này sẽ giải thích các bước đầu tiên đó. Bạn sẽ học được các chiến thuật thông minh giúp đạt được thỏa thuận tốt nhất trong một cuộc đàm phán.

CHIẾN LƯỢC: TĂNG CƯỜNG SỨC MẠNH CỦA BẠN

Quyền Lực rất quan trọng. Khi bạn có quyền lực thì đối tác của bạn sẽ nhượng bộ (và nhượng bộ thường xuyên hơn) (Kim, Pinkley, & Fragale, 2005). Trong các cuộc đàm phán, bên quyền lực nhất thường đạt được thỏa thuận tốt nhất.

Nhưng điều đó đặt ra một câu hỏi quan trọng là: điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có ít quyền lực hơn? Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn đang phải đàm phán với sếp của mình?

Ngay cả khi đối tác của bạn có quyền lực cao hơn, bạn vẫn có hy vọng. Phần này sẽ hướng dẫn một số chiến thuật đàm phán để cân bằng tỷ lệ này, ngay cả khi đối tác của bạn có quyền lực cao hơn.

Chiến Thuật 1: Thu thập dữ liệu

Hầu hết các chiến thuật trong bài viết này đều dựa trên nghiên cứu học thuật thú vị – và thường gây ngạc nhiên. Tuy nhiên, chiến thuật này vẫn hợp lý theo lẽ thường tình.

Để có được đòn bẩy, bạn cần có kiến thức. Bạn cần hiểu loại thỏa thuận mà bạn sẽ nhận được là gì.

Nếu bạn đang phỏng vấn xin việc, hãy nghiên cứu mức lương trung bình cho các vị trí tương tự. Bạn có thể thu thập những tiêu chuẩn thông qua:

Trang web về tiền lương. Truy cập các tài nguyên miễn phí như PayScale hoặc Glassdoor.
LinkedIn. Liên hệ với những người có vị trí tương tự.
Người tuyển dụng. Hỏi các bên săn đầu người để biết mức lương tương đương.

Nếu không có kiến thức đó, bạn sẽ đàm phán một cách mù quáng. Bạn sẽ có tạo thuận lợi cho người đối diện và cho phép họ quyết định mức lương của bạn. Đừng để điều đó xảy ra!

Chiến Thuật 2: Tăng Cường BATNA của bạn

Quyền lực xuất hiện từ hai yếu tố chính:

Giá trị: Bên nào được hưởng lợi nhiều hơn từ một thỏa thuận thành công?
Giải pháp thay thế: Có bao nhiêu lựa chọn thay thế sẵn có cho mỗi bên?

Bạn có thể tăng sức mạnh của mình bằng cách thay đổi hai yếu tố đó.

Bạn có thể thay đổi yếu tố đầu tiên bằng cách tạo ra giá trị cá nhân nhiều hơn. Khi bạn cung cấp nhiều giá trị hơn, đối tác sẽ trở nên phụ thuộc nhiều hơn vào một thỏa thuận thành công (mang lại cho bạn nhiều quyền lực hơn).

Điều không may là lựa chọn đó hơi phi thực tế. Nhưng điều may mắn là yếu tố thứ hai lại hữu ích hơn. Fisher và Ury (1981) đã mô tả chiến thuật thứ hai đó bằng cách đặt ra thuật ngữ BATNA:

Giải pháp thay thế tốt nhất cho một Thỏa thuận đang thương lượng (BATNA) – Là các thỏa thuận thay thế tương tự mà bạn có thể theo đuổi nếu không đạt được thỏa thuận thành công kia.

Nếu không có lựa chọn thay thế thì bạn sẽ phụ thuộc vào đối tác của mình. Bạn mong chờ lòng thương xót của họ. Vì bạn có ít đòn bẩy hơn, bạn sẽ cần phải nhượng bộ hơn. Đó không phải là một vị trí tốt.

Thay vì bỏ trứng vào một giỏ, bạn nên tăng cường BATNA của mình trước bất kỳ cuộc thương lượng nào. Tốt nhất, bạn nên nâng cao (a) số lượng, (b) chất lượng và (c) tính hợp lý của các BATNA (Kim, Pinkley, & Fragale, 2005).

Nếu bạn đang nộp đơn xin việc, hãy nộp đơn và phỏng vấn với nhiều công ty (Kim & Fragale, 2005). Những BATNA đó sẽ làm giảm sự phụ thuộc của bạn vào bất kỳ công ty riêng lẻ nào.

CHIẾN THUẬT: KIỂM SOÁT LOGISTICS

Khi lên kế hoạch đàm phán, bạn sẽ cần phải phối hợp các yếu tố khi nào, ở đâu, và làm thế nào nó sẽ xảy ra. Các nhà đàm phán có ít quyền lực hơn thường dễ chấp nhận sự sắp xếp đó:

Đối tác: Khi nào bạn rảnh?

Người đàm phán kém mạnh mẽ: Tôi rảnh vào bất kỳ buổi chiều nào trong tuần tới. Hãy cho tôi biết ngày nào phù hợp nhất với bạn.

Cách làm đó rất có hại. Khi chọn ngày, đừng quá lo lắng (và không bao giờ để lộ lịch trống). Tốt nhất, bạn là người đưa ra quyết định đó.

Đối tác: Khi nào bạn rảnh?

Người đàm phán mạnh mẽ: Tôi rảnh lúc 10 giờ sáng Thứ Tư tới. Bữa đó có tiện cho bạn không?

Ngay cả khi đối tác đề xuất một thời điểm khác, sự quyết đoán của bạn sẽ làm tăng vị thế của bạn, mang lại cho bạn một thỏa thuận thuận lợi hơn trong cuộc đàm phán (Diekmann, Tenbrunsel, & Galinsky, 2003).

Khả năng kiểm soát cao đó cũng mang lại một lợi ích khác: bạn sẽ có thể chủ động sắp xếp thời gian thuận lợi hơn. Làm sao vậy? Ba chiến thuật tiếp theo sẽ giải thích cách nào nào sẽ giúp bạn có ưu thế hơn.

Chiến Thuật 3: Chọn ngày có thời tiết tốt

Thời tiết có ảnh hưởng mạnh mẽ – thường là trong tiềm thức – đối với hành vi của chúng ta. Nó khá là đáng sợ. Khi thời tiết xấu thì các báo cáo về bạo lực gia đình gia tăng (Cohn, 1993).

Bất chấp những tác động tiêu cực của thời tiết xấu, điều ngược lại xảy ra đối với thời tiết tốt. Khi thời tiết đẹp, bạn có nhiều khả năng giúp đỡ mọi người hơn, chẳng hạn như cho tiền típ các nữ phục vụ nhiều hơn. (Cunningham, 1979).

Khi thời tiết đẹp, mọi người cảm thấy vui hơn. Đổi lại, họ có các hành vi có lợi cho đàm phán, chẳng hạn như:

Hợp tác (Forgas, 1999)
Giải quyết vấn đề một cách sáng tạo (Carnevale & Isen, 1986)
Có xu hướng dễ đồng ý (Baron, 1990)

Nếu bạn cần đàm phán trong thời tiết xấu, bạn nên thảo luận về thời tiết xấu trước khi đàm phán. Trong một nghiên cứu, mọi người tỏ ra ít hài lòng hơn với cuộc sống của họ khi thời tiết xấu (Schwartz & Clore, 1983).

Tuy nhiên, tác động tiêu cực đó đã bị loại bỏ khi các nhà nghiên cứu bắt đầu cuộc trò chuyện bằng cách nói về thời tiết. Nhờ cuộc thảo luận đó, mọi người cho rằng tâm trạng chán nản của họ là do thời tiết (và họ đã điều chỉnh tâm trạng của mình theo hướng tốt hơn).

Chiến thuật 4: Chọn khung giờ sớm

Khi đề xuất thời gian, bạn nên đề xuất thời gian sớm (có thể là 9-10h sáng). Bạn sẽ nhận được hai lợi ích chính.

Đầu tiên, thời gian sớm đảm bảo rằng bạn sẽ có nhiều thời gian để thương lượng. Như Malhotra và Bazerman (2008) giải thích…

“Khi một nhà đàm phán càng đầu tư nhiều thời gian và các nguồn lực vào cuộc đám phám thì đối phương sẽ càng sẵn sàng chấp nhận thỏa thuận được đưa ra.” (trang 17).

Mọi người dễ bị ảnh hưởng bởi “hiệu ứng ban đầu”. Nghĩa là khi thông tin quan trọng được trình bày sớm trong một chuỗi thông tin thì nó sẽ tạo ra tác động mạnh hơn đến trí nhớ dài hạn (Murdock, 1962).

Nếu bạn đang cạnh tranh với nhiều ứng viên, bạn nên cố gắng trở thành cuộc phỏng vấn Đầu tiên trong trình tự đó. Vị trí đó sẽ làm cho cuộc phỏng vấn của mình trở nên đáng nhớ hơn.

Khi các nhà tuyển dụng bắt đầu vào giai đoạn lựa chọn ứng viên tốt nhất thì cuộc phỏng vấn của bạn sẽ đi vào tâm trí họ dễ dàng hơn. Nhờ sự rõ ràng, tính dễ nhớ đó sẽ được khiến họ nhớ đến bạn. Bởi vì đang nhớ đến bạn nên họ sẽ suy luận rằng bạn phù hợp với vị trí đó hơn (Whittlesea, 1993).

Nếu không thể chọn được thời gian sớm, bạn nên chọn thời gian muộn hơn (có thể là 4-5 giờ chiều). Nếu bạn không thể là cuộc phỏng vấn đầu tiên trong ngày, thì hãy cố gắng trở thành cuộc phỏng vấn cuối cùng (điều này sẽ kích hoạt hiệu ứng gần đây).

Chiến Thuật 5: Chọn phương tiện phù hợp

Bạn nên đàm phán mặt đối mặt hay qua email? Cho đến ngày nay thì nghiên cứu về điều này vẫn còn sự mâu thuẫn.

Một mặt, giao tiếp mặt đối mặt tạo ra nhiều mối quan hệ hơn (Drolet & Morris, 1999). Nó cũng truyền đạt rõ ràng hơn vì thông tin thường được truyền tải không lời (DePaulo & Friedman 1998). Một số nghiên cứu thậm chí còn tìm thấy bằng chứng trực tiếp rằng đàm phán mặt đối mặt tạo ra kết quả tốt hơn là đàm phán qua email (Va lley et al. 1998).

Nhưng đừng quá hy vọng về cách đó. Một số nghiên cứu khác cho thấy kết quả ngược lại rằng các cuộc đàm phán qua email mang lại kết quả tốt hơn (Croson, 1999). Một số nhà nghiên cứu gán những kết quả đó cho “khả năng thoát” của email. Vì các nhà đàm phán có thể để lại một chuỗi dài các email chồng chéo lên nhau, đôi khi email bị trôi đi. Do đó, các bên có động lực để đạt được thỏa thuận nhanh hơn (Hatta, Ohbuchi, & Fukuno 2007).

Tại sao giới tính lại quan trọng? Khi giao tiếp mặt đối mặt, chúng ta cảm thấy căng thẳng và phấn khích hơn, do đó phải sử dụng đến vai trò giới tính bản năng của mình:

Phụ nữ sử dụng các hành vi quan tâm và giao tiếp khéo léo
Nam giới dùng đến những hành vi chủ động và chiếm ưu thế

Nếu đang đàm phán với nam giới, bạn nên giảm bớt các tín hiệu phi ngôn ngữ (ví dụ: đàm phán qua email hoặc điện thoại). Nếu bạn cần thương lượng trực tiếp, hãy giảm mức độ giao tiếp bằng mắt (Swab & Swab, 2008).

Nếu đang đàm phán với một phụ nữ, bạn nên tăng cường các tín hiệu phi ngôn ngữ (ví dụ: thương lượng trực tiếp). Giao tiếp bằng mắt đặc biệt hiệu quả.

Phần còn lại của bài viết sẽ giả định các cuộc đàm phán mặt đối mặt, nhưng các chiến thuật vẫn sẽ hiệu quả với mọi loại giao tiếp.

Chiến Thuật 6: Đàm phán tại văn phòng của bạn

Nếu phải trực tiếp đàm phán, bạn nên gặp ở đâu: văn phòng của họ, văn phòng của bạn, hay một địa điểm trung lập?

Một số nhà nghiên cứu sẽ thiên về một vị trí trung lập. Bằng cách không thiên vị này, bạn sẽ tạo được sự tập trung vào việc giải quyết vấn đề (thay vì cạnh tranh).

Mặt khác, nếu bạn là nhà đàm phán năng nổ thì nên đề xuất đến văn phòng của bạn. Vì bạn không chỉ thể hiện được sự chủ động và quyền lực của mình thông qua các quyết định mà còn có thể sử dụng văn phòng như một kỹ thuật, công cụ để thuyết phục.

Ví dụ, một nhóm các nhà nghiên cứu đã làm sáng tỏ “sức mạnh” của ngôn ngữ cơ thể. Họ phát hiện ra rằng ngôn ngữ cơ thể có liên quan đến việc dẫn đến quyền lực thấp (ví dụ: ghế thấp hơn, tư thế ngồi co cụm) làm thay đổi hai hormone tạo ra cảm giác quyền lực: testosterone và cortisol (Carney, Cuddy, & Yap, 2010).

Nếu bạn cho đối tác của mình ngồi trên một chiếc ghế thấp và khó điều chỉnh thì bạn sẽ làm giảm testosterone và tăng cortisol của họ. Đổi lại, những thay đổi sinh học đó làm giảm cảm giác quyền lực của họ – điều này sẽ mang lại cho bạn một thỏa thuận thuận lợi hơn trong đàm phán (Kim, Pinkley, & Fragale, 2005).

CHIẾN LƯỢC: THÚC ĐẨY SỰ HỢP TÁC

Trong các nền văn hóa phương Tây, đàm phán có một tiếng xấu. Mọi người cho rằng nó rất dễ gây chiến, nơi bạn đang cạnh tranh với đối tác của mình vì chỉ có một người chiến thắng.

Tất nhiên, nhận thức đó chỉ là một triết lý. Tuy nhiên, triết lý đó đã thúc đẩy quá trình đàm phán ở thế giới phương Tây.

Bởi vì chỉ có một người giành chiến thắng nên mọi người sẽ đàm phán quyết liệt hơn. Thay vì tìm kiếm lợi ích chung – điều này vốn có lợi cho cả hai bên – thì mọi người lại tập trung vào việc bảo vệ và củng cố vị trí của riêng họ. Thật không may, “thương lượng cho vị trí của mình” ngăn cản bạn đạt được kết quả đôi bên cùng có lợi (Fisher & Ury, 1981). Cả hai bên cuối cùng sẽ nhận được một thỏa thuận còn tệ hơn.

Ở những nơi khác trên thế giới thì nhận thức rất khác. Mọi người theo hướng đàm phán hợp tác nhiều hơn. Thay vì cạnh tranh với đối tác, hai bên làm việc cùng nhau để đạt được kết quả đôi bên cùng có lợi

Để nâng cao khả năng thỏa thuận trong đàm phán, bạn và đối tác của bạn cần áp dụng cùng tư duy hợp tác đó. Và phần này sẽ cung cấp một số chiến thuật hữu ích cho việc này.

Chiến Thuật 7: Tránh dùng thuật ngữ thương lượng

Hãy cẩn thận khi lập kế hoạch đàm phán với đối tác. Từ ngữ của bạn có thể đóng một vai trò quan trọng.

Ví dụ, những người tham gia trong một nghiên cứu đã cư xử theo hướng hợp tác gấp đôi trong một trò chơi có tên là “Trò chơi cộng đồng” so với trò chơi khác có tên là “Trò chơi phố Wall” (Ross và Ward, 1995). Ngay cả những từ đơn giản như “chấp nhận” và “từ chối” cũng có thể khiến mọi người đàm phán gay gắt hơn (Larrick & Blount, 1997).

Để ngăn chặn hành vi hung hăng từ đối tác, hãy tránh sử dụng thuật ngữ thương lượng. Luôn sử dụng các từ mô tả hành vi hợp tác (ví dụ: “cộng tác”, “làm việc cùng nhau”, “động não”).

Bạn cũng nên kết hợp đại từ số nhiều ngôi thứ nhất (ví dụ: “chúng tôi”, “chúng ta”, “của chúng ta”). Những đại từ đó nhấn mạnh một mục tiêu chung với đối tác, vì vậy bạn thường sẽ đạt được một thỏa thuận thuận lợi hơn (Perdue và cộng sự, 1990).

Chiến Thuật 8: Lên lịch cho những lần tương tác tiếp theo

Khi có thể, hãy chia nhỏ cuộc đàm phán thành các cuộc họp riêng biệt. Mọi người sẽ đàm phán ít gay gắt hơn khi họ tin rằng họ sẽ còn tương tác lại trong tương lai (Murninghan & Roth, 1983).

Tại sao mọi người cư xử ít hung hăng hơn? Pruitt (1998) giải thích rằng vì mọi người sẽ phát triển mạnh mẽ nhu cầu hợp tác:

“Khi những tình huống khó xử trong xã hội liên quan đến sự tương tác cứ lặp đi lặp lại trong một khoảng thời gian thì mọi người thường phát triển suy nghĩ sẵn sàng hợp tác với nhau hơn… [Điều này] ngụ ý rằng cách duy nhất để thành công là khiến (những) người khác hợp tác. Nếu một người không thể chỉ huy (những) người kia, như thường lệ, thì sự hợp tác này phải được mua bằng sự hợp tác của chính một người. ” (tr. 474)

Ngay cả khi bạn dự định đạt được thỏa thuận trong vòng một ngày, bạn có thể lên kế hoạch cho một cuộc gặp tiếp theo để xem xét hợp đồng. Nếu bạn lên kế hoạch cho cuộc gặp thứ hai trước đó rồi thì đối tác của bạn sẽ có xu hướng hợp tác ngay trong quá trình thương lượng ban đầu.